태스크 관리란?
태스크 관리 (태스크 관리)는 태스크의 진행 상황을 적절하게 관리하는 기술입니다. 대상이 되는 업무를 씻어내어 중요한 태스크에 순위를 매김으로써 업무를 효율적으로 진행할 수 있습니다.
태스크 매니지먼트는 상세를 이해하지 않고 툴 등을 도입해도, 사용하지 않고 효과가 한정되어 버릴 우려가 있습니다. 미리 충분한 지식을 익힌 후에 운용을 시작하는 것이 중요합니다.
작업 관리의 필요성
혼자서 복수의 작업을 병행해 행하는 멀티 태스크의 경우, 태스크별로 우선 순위를 붙여 관리하는 것으로, 자신이 안고 있는 업무의 전체상을 파악할 수 있습니다. 자신이 어떤 업무를 하고 있는지를 시각화함으로써 작업의 대응 누출을 방지할 수 있으므로 올바른 순서로 효율적으로 업무를 처리할 수 있게 될 것입니다.
팀으로 여러 사람이 작업 관리를 수행하는 경우에도 마찬가지로 전체 팀의 작업을 시각화하고 우선 순위를 설정하면 전체 작업 효율이 크게 향상됩니다.
작업과 ToDo의 차이
태스크와 ToDo는 모두 「할 일을 관리한다」라는 의미로 사용하기 쉬운 단어입니다만, 엄밀하게는 의미가 다릅니다.
이 작업은 ‘기한이 정해진 프로젝트와 관련된 업무’이며, 미루어질 수 없습니다. 한편, ToDo는 「기일이 설정되어 있지 않은 일상적인 업무」의 일이며, 미루는 것도 가능합니다.
「해야 할 일」이라고 하는 점에서는 같습니다만, 처리해야 할 기일이 미리 정해져 있는 태스크 쪽이,ToDo에 비해 우선 순위는 높다고 할 수 있습니다.
작업 관리를 수행하는 이점
작업 관리는 작업 효율을 향상시키는 데 효과적인 수단입니다. 태스크 관리를 수행하는 이점을 구체적으로 살펴 보겠습니다.
작업의 전체 이미지를 파악할 수 있습니다.
작업을 세분화하고 씻어 내면 작업의 전체 이미지를 파악할 수 있습니다.
전체 그림을 파악하지 않고 작업에 걸려 버리면 시간의 배분이 잘되지 않거나 쓸데없는 작업이 발생할 수 있습니다.
태스크 매니지먼트를 실시하는 것으로, 눈앞의 업무 뿐만이 아니라, 거기에 관련·부수하는 작업을 파악한 후에 업무에 임할 수 있게 됩니다. 진행 상황도 확인하기 쉬워져, 지연이나 트러블의 방지에도 연결됩니다.
또한 다음에해야 할 일을 알기 쉽고 효율적으로 작업을 진행할 수 있습니다.
작업 우선 순위를 시각화할 수 있습니다.
작업을 세척하면 중요도가 높은 작업과 시간이 많이 걸리는 작업을 시각화할 수 있습니다.
‘어떤 작업에서 착수해야 하는가’ ‘언제까지 작업을 완료해야 하는가’가 명확해지고 우선 순위를 정하여 작업을 진행할 수 있습니다.
효율적으로 작업할 수 있기 때문에 일정에 지연이 발생하기 어려워진다는 장점이 있습니다.
작업 누락을 방지할 수 있다
팀에서 작업을 분담하는 경우 작업 간과가 발생하기 쉽습니다. 만약 대응 누설이 발생하면 작업에 해당하는 인원의 조정이 필요하게 되어 업무 부하가 늘어납니다. 대응 누설의 발각이 지연된 경우에는 납기 지연으로 이어질 우려도 있습니다.
태스크 매니지먼트를 도입하는 것으로, 「각 작업의 담당자는 누구인가」 「각각의 작업은 어디까지 진행되고 있는지」를 멤버 전원이 한눈에 파악할 수 있도록 해 두는 것으로, 작업의 중복이나 누락 누설 예방할 수 있습니다.
업무의 속인화를 방지할 수 있다
팀 전체의 태스크 관리를 통해 업무 부하의 영향을 방지할 수 있습니다.
개인이 자신의 작업만 파악하는 환경에서는 작업이 속인화하기 쉬워 특정 멤버에 부하가 집중될 수 있습니다.
팀에서 태스크를 관리함으로써 업무 내용과 진행 상황을 멤버 전원이 파악할 수 있어 서로 팔로우하기 쉬워집니다. 회원 간의 커뮤니케이션이 활발해지고 프로젝트를 원활하게 진행할 수 있습니다.
작업 관리 작업 절차
태스크 매니지먼트를 운용하기에 있어서, 기본적인 흐름을 해설합니다. 일반적으로는, 다음의 4개의 페이즈를 차례로 행해 갑니다.
작업 세척
우선은, 현재 해야 할 작업을 모두 리스트 업 해, 전체상을 가시화해 파악합니다.
태스크를 씻어내는 시점에서 작업의 누락이나 누출이 있으면, 결과적으로 해내야 할 업무를 잊어버린 상태가 되어 버릴 가능성이 높기 때문에, 반드시 일단 멈추어 잊고 있는 태스크가 없는지 확인합시다 .
머리 속에서 떠올릴 뿐만 아니라 수첩이나 노트, 메모 등에 내보내 눈에 보이는 상태로 만드는 것이 중요합니다. PC를 사용한다면 메모장이나 Word, Excel 등의 응용 프로그램을 사용하면 좋을 것입니다. 누구로부터 봐도 알기 쉬운 상태로 하는 것이 중요합니다.
모든 작업을 씻을 수 있으면 개별 작업에 알 수없는 점이 있는지 확인하십시오. 의문을 품은 채로 두면 우선 순위를 매길 수 없거나 원활하게 업무를 진행할 수 없거나 하는 경우도 있으므로 주의가 필요합니다.
우선순위 설정
나열된 작업 중 하나를 살펴보고 중요도, 긴급도 등에 따라 우선 순위를 설정합니다.
긴급도는, 「지금 처리가 필요한 것」 「1주일 후에도 상관없는 것」이라고 하도록(듯이) 결정해 갑니다. 마감일을 실수하지 않으려면 ‘어떤 작업을 언제까지 정리해야 하는지’를 정확하게 파악하십시오.
또한 대부분의 경우 비즈니스 작업은 하루의 프레임에 맞지 않습니다. 「일일의 태스크」 「1주일을 통한 태스크」등, 대략적인 전체상을 파악해 두는 것도 중요합니다.
일정 설정
우선순위를 설정한 후 각 작업에 대한 마감일을 설정하고 스케줄링합니다. 모든 작업은 빠듯한 마감일을 설정하는 것이 아니라 어느 정도 시간에 여유있게 작업을 완료할 수 있는 계획을 세우는 것이 중요합니다.
빠듯한 스케줄로 시간에 쫓기면 기분에 여유가 없어져, 케어레스 미스도 늘어나기 쉬워집니다. 또, 돌발적인 안건이나 태스크가 들어갈 가능성도 있기 때문에, 다른 일이 인터럽트 해도 지장이 나오지 않는 스케줄 설정을 유의합시다.
스케줄링의 내용은 태스크의 세척과 마찬가지로, 눈에 보이는 형태로의 시각화가 중요합니다. 머리 속에서만 태스크를 관리하면, 예정이 더블 북킹하고 있는 것을 깨닫지 않는, 중요한 회의를 무단 결석해 버리는 등의 트러블을 일으킬 우려가 있습니다.
진행 상황 관리
스케줄을 설정했으면 실제로 작업에 걸어 봅시다. 수시 작업의 진행 정도를 파악하면서 예정대로 진행되고 있는지 확인합니다.
진행 상황의 체크는 품질 관리를 메인에 실시합시다. 납기에 주의를 기울여 저품질의 것을 제출해 버리면, 결과적으로 납기의 지연으로 이어질 가능성이 높아집니다. 어디까지나 품질을 중시하고, 그 후로 기일을 지키는 것이 중요합니다.
작업을 구체적으로 관리하는 방법
작업 관리를 운영하는 방법에는 주로 다음 네 가지가 있습니다. 최근에는 클라우드 서비스를 제공하는 사업자도 늘고 있는 등 다양한 종류가 있으므로 상황에 따라 적절한 것을 도입합시다.
필기로 수행
첫 번째는 수첩, 메모, 붙여넣기, 노트 등의 종이 매체에 필기하여 작업을 관리하는 방법입니다. 가장 간편하게 실천할 수 있는 방법이며, 몸에 있는 것만으로 간단하게 임할 수 있는 것이 장점이라고 할 수 있습니다.
마음에 들었을 때 곧바로 취해지므로, 개인으로 소수의 업무를 관리하는 경우 등에 추천입니다. 예를 들어, 붙이지 않으면 태스크 시작과 함께 책상 주변에 붙여, 끝나면 벗길 수 있기 때문에 편리하게 사용할 수 있습니다.
팀에서 작업 관리를 수행하는 경우 화이트보드에 붙여넣기 붙여넣으면 보기 쉽고 관리하기 쉽습니다. 팀 전용 화이트 보드가 있다면 직접 작업을 내보내고 끝나면 지우는 방법도 생각할 수 있습니다.
스프레드시트 소프트웨어 사용
Excel 및 Google 스프레드시트를 활용하여 관리하는 방법도 있습니다. 업무용 PC에는 Excel이 표준으로 설치되어 있는 경우가 많아 비교적 장애물이 낮은 방법이라고 할 수 있습니다. 스프레드시트는 Google 계정이 있으면 무료로 사용할 수 있으므로 Excel을 사용할 수 있는 환경에 없는 분에게 특히 추천합니다.
스프레드시트 소프트웨어를 사용하면 테이블을 항목별로 작성하여 누구나 알기 쉽게 작업을 관리할 수 있습니다. 색을 붙여 눈에 띄게 하는 등의 처리도 원터치로 할 수 있기 때문에, 우선도가 높은 업무나 납기가 다가오는 업무를 적자로 한다고 하는 가공을 하면 좋을 것입니다.
팀에서 스프레드 시트 소프트웨어를 사용하는 경우 Excel보다 온라인을 통해 쉽게 공유 할 수있는 스프레드 시트를 사용하는 것이 편리합니다. 자동 업데이트도 가능하므로 항상 최신 프로그램을 사용할 수 있습니다.
메일 사용
평소부터 자주 메일을 사용하는 분이라면, 메일의 수신 박스를 이용하는 것도 좋을 것입니다. 수신 박스 내의 메일을 태스크에 상당하는 것과 그렇지 않은 것으로 나누어, 보호 기능이나 즐겨찾기 기능, 읽지 않은 독해 설정 등을 구사해 미처리의 태스크를 가시화합니다.
그러나 메일 소프트웨어에 따라 작업 관리 기능이 제공되지 않으므로 기능이 있는 것을 선택해야 합니다. Outlook 등에서는 ToDo 리스트를 작성할 수 있는 기능이 탑재되어 있으므로, 소유하고 있다면 적극적으로 활용해 봅시다.
도구 사용
작업 관리 전용 도구를 사용하여 관리하는 방법도 있습니다. 태스크 관리의 효율화를 목적으로 개발된 시스템이므로 태스크에 우선순위를 설정하는 것 외에도 다양한 기능이 준비되어 있는 점이 특징입니다.
미리 인터페이스가 준비된 상태에서 사용하기 시작하므로 스프레드시트 소프트웨어처럼 스스로 테이블을 작성할 필요가 없습니다. 누구라도 간단하게 조작할 수 있도록 설계되고 있는 것이 많아, 쓰기를 요구한다면 도입해 보면 좋을 것입니다.
도구에 따라 다양한 기능이 있기 때문에 자신이 사용하고 싶은 기능이 준비되어 있는지 여부를 미리 확인하고 비용 효과를 충분히 검토하고 선택하는 것이 중요합니다.
작업 관리에서 조심해야 할 포인트
작업 관리는 잘못된 방식으로 수행한다고 생각하는 성과로 이어지지 않습니다. 여기에서는, 태스크 매니지먼트를 운용할 때에 주의해야 할 포인트로서, 3개 소개합니다.
작업 세분화
작업 과정은 가능한 한 세밀하게 분류함으로써 전체 이미지를 파악하기 쉬워집니다. 하나하나의 요소를 세세하게 나누어지지 않은 상태라면 기일이 설정하기 어려워져, 진척 확인도 충분히 행할 수 없습니다.
예를 들면, 「우체국에서 서류를 우송한다」라고 하는 태스크가 있었을 경우, 「서류 작성→내용 체크→인쇄→봉입→우표를 붙이기→우체국에 간다」라고 하고, 태스크를 세세하게 나누어 갑니다. 그러면 작업을 완료하기 전에 무엇을 해야 하는지 파악하기 쉬워집니다.
팀의 경우에도 작업이 세분화되어 있다면 누가 봐도 한눈에 할 일을 파악할 수 있을 것입니다. 각 작업이 제대로 수행되는지 확인할 수 있으므로 작업을 가능한 한 자세히 나누는 것이 중요합니다.
우선순위를 매기다
작업에 우선 순위를 설정하면 배달 지연을 방지할 수 있습니다. 중요도가 높고 긴급도가 높은 작업을 우선적으로 대응하도록 의식합시다.
작업 우선순위는 일반적으로 다음 네 가지로 나뉩니다.
・중요도가 높고 긴급도도 높음
・중요도가 높고 긴급도가 낮음
・중요도가 낮고 긴급도가 높음
・중요도가 낮고 긴급도도 낮음
위가 가장 우선 순위가 높고 아래가 가장 우선 순위가 낮은 작업입니다. 이와 같이 분류해 두면, 만일 도중에 새로운 태스크가 늘어난다고 해도, 그 태스크가 어느 부분에 들어가는지를 알게 될 것입니다.
긴급도가 높은 태스크를 가능한 한 빨리 소화하고 싶어질지도 모릅니다만, 긴급도에 신경을 쓰이면 중요한 태스크에 갈 수 있는 시간이 한정되어 버리므로 주의가 필요합니다.
정보 공유
팀에서 작업 관리를 수행하는 경우 정기적인 정보 공유를 철저히 합시다. Excel, 클라우드 서비스, 화이트보드 등 공유 방법은 다양하지만, 어쨌든 진행 상황이나 스케줄, 태스크의 우선 순위를 팀 멤버가 서로 파악할 수 있는 상태로 하는 것이 중요합니다.
팀 전체에서 정보를 공유하면 제휴가 쉬워지고 생산성도 크게 향상됩니다. 「어떤 멤버가 어느 범위까지 태스크를 소화할 수 있을까」를 가시화되어 있으면, 늦은 멤버의 업무를 진척 상황이 좋은 멤버에 할당하는 등의 대응도 가능합니다.
태스크 관리 도구는 팀간에 작업 완료를 파악하도록 통지할 수 있거나 태스크 리스트를 나열할 수 있는 기능도 있으므로 사용을 검토해 보면 좋을 것입니다.
제대로 이해함으로써 확실한 목표 달성으로 이어진다
태스크 매니지먼트는, 제대로 개요를 이해해야 진가를 발휘합니다. 적당히 태스크를 나란히 운용하는 것이 아니라, 업무를 구석구석까지 씻어내고 하나하나의 공정을 가시화한 상태로 진행 상황을 체크합시다.
작업 관리는 개인뿐만 아니라 팀 내에서도 제대로 이해하고 적절하게 활용하면 프로젝트 목표를 달성하는 데 매우 유용합니다. 정보 공유를 철저히 하고 업무의 효율화를 목표로 유효 활용하는 것이 중요합니다.